什么是电算会计(电算会计的反记账实现方式研究)

无论是手工会计系统还是计算机会计系统，都需要根据批准的会计凭证登记账簿，这就是记账。反记账是取消已登记的会计数据，将其恢复到记账前的状态。它是簿记的反向操作，是计算机会计系统的一个独特概念。关于是否在会计软件中设置反记账功能，一直存在激烈的争论。作者认为反记账是计算机会计系统处理经济业务数据时纠正错错误的理想方法。但是，在设计中必须充分考虑反记账功能的缺点，并对其在对的使用设置了严格的限制

关键词：会计软件反记账分析

0简介

无论是手工会计系统还是计算机会计系统，都需要根据批准的会计凭证登记账簿，这就是记账。反记账是

取消已登记的会计数据，恢复记账前的状态。它是簿记的反向操作，是计算机会计系统的一个独特概念。关于是否在会计软件中设置反记账功能，一直存在激烈的争论。作者认为反记账是计算机会计系统处理经济业务数据时纠正错错误的理想方法。但是，在设计中必须充分考虑反记账功能的缺点，并对其在对的使用设置了严格的限制

浅析会计电算化的反记账功能

反记账在以下三种情况下起着不可替代的作用。

1.1大量错虚假凭证被登记和记录，这在计算机会计系统投入使用的初期(尤其是试运行期间)很容易发生。如果没有反记账功能，大量的错账户更正凭证只能准备更正，导致账簿中存在大量冗余信息，影响会计信息的使用。从审计的角度来看，当审计人员发现一个又一个错账户时，这些错账户可能会在后续凭证中得到更正，但它们仍会使审计人员对错错误地产生麻痹思想，影响审计工作的效率。如果您有反记账功能，可以先取消记账，在错更正所有错误的凭证，然后重新记账。可以大大减少账簿中的冗余信息，使账簿信息简洁易用。

1.2帐户和证书之间的不一致是在计算机会计信息系统中。从本质上讲，记账就是将记账凭证库中的相关数据转移到账簿数据库中，在正式过账之前，需要对对的记账凭证进行平衡和检查，以确保其正确性，所以账目和凭证一般是一致的。然而，当计算机会计系统受到计算机病毒的攻击，或者存储会计账簿数据的计算机的硬盘扇区遭受物理损坏，或者会计账簿的数据库在没有启动计算机会计软件的情况下被人为地和非法地篡改时，账户和证书完全有可能不一致。如果凭证有误，无论账簿记录是否正确，都应先注销账簿记录的数据，然后更正错误的对错， ——号凭证，经核实无误后重新登记记录。

1.3记账过程意外中断。在手工会计中，簿记员只需要下一步登记。然而，在计算机会计系统中，会计是由计算机自动执行的。当由于意外断电、病毒攻击和其他非常事件导致记账过程意外中断时，会计人员无法知道计算机已经登记了多少张凭证，因此在系统恢复正常后，他们无法继续登记。从理论上讲，精通计算机和会计软件的人在簿记过程因查询账簿数据库中的记录而中断时，可以知道登记的凭证数量，但对于对，的普通会计师来说，这是不现实的。而且，即使你知道记账过程意外中断时登记的凭证数量，会计软件也不允许记账，唯一的办法就是设置反记账功能。对， 《会计核算软件基本功能规范》还规定，会计软件“应具有在计算机发生故障或由于强制关机等原因导致内部和外部会计数据被破坏时，利用现有数据恢复到最新状态的功能。”显然，要恢复到“最新状态”，对有必要进行最后一次簿记来进行反向簿记。

2计算机会计反记账功能操作

反记账功能显然不是常用功能，只能在上述三种特殊情况下使用。如果反记账功能被滥用，不仅会影响会计处理的严肃性，还会大大增加工作量。基于这个原因，很多人在会计软件中设计了反记账功能。因此，对反记账功能的使用必须严格限制。这些限制必须至少包括：

2.1操作员必须是系统管理员授权的原始簿记员。在计算机会计系统中，簿记员应对对账簿的正确性负全部责任，谁在簿记中犯了错误，谁就只能负责纠正。设置反记账功能的目的是取消错部分甚至全部错误的账户记录，然后根据正确的数据重新记账。从本质上说，这是对错帐户的一种纠正行为。为了保证簿记操作的严肃性，避免滥用反簿记功能，操作员在进行反簿记前必须获得系统管理员的授权。

2.2只能在关闭前进行。关账是将当期的所有经济业务处理完毕并确认无误后，进行封账。结账意味着本期没有待处理的经济业务，所以本期不允许录入记账凭证，也不允许对本期对的经济业务进行记账和反记账。

2.3只能按照凭证号或日期的相反顺序连续操作。记账是按照日期和凭证号的顺序进行的。只有连续反序取消账簿数据库中的记录，才能保证正常记账。这意味着反记账时应以账簿数据库中的最后一条记录(或最后一张记账凭证)为起点，反记账记录的数量应按相反的顺序确定，而不是从账簿数据库中随机抽取几条记录(无论是否连续)作为反记账的范围。

3.计算机会计中反记账的实施研究

反记账是记账的反操作，即账簿数据文件中的最后一条或多条记录被转回未记账凭证文件，应转回的记录是反记账的范围。一般来说，这个范围应该由反簿记执行者根据需要确定。但是，当记账过程意外中断，需要恢复到记账前状态时，会计软件应提供自动定位功能。现有会计软件的解决方案是在每次正式记账前将账簿数据内容备份到硬盘上的一个固定文件中。如果记账过程意外中断，账簿数据文件将被备份文件恢复。由于每次备份到硬盘上的文件名都是固定且唯一的，因此只能根据最后的会计数据进行恢复

3.1将记账凭证的记录保存在未记账凭证档案中。记账时，记账范围内的凭证被追加到账簿数据文件中，但未记账凭证文件中对应的记录不被删除，只被标记为已记账，以便编辑和查询未记账凭证时自动过滤掉。同时，在每次记账后，未记账凭证文件上做一个截止标记。这样，取消记账时，不仅可以根据凭证日期和凭证号直接指定范围，还可以根据每次记账后的截止标记恢复到上次记账前或上次记账前的状态。反记账的实现不再是将账簿数据文件的记录转移到未记账凭证文件，而是删除账簿数据文件的相关记录，同时删除未记账凭证文件中相应记录的记账标识和结束标识。这样，虽然未记账凭证文件的记录增加了硬盘空间，但也节省了正式记账前的数据备份时间和备份文件占用的硬盘空间。与现有方法相比，该方法效率更高，占用空间更少，使用更灵活方便。

3.2将未记账凭证文件与账簿数据文件合并，只设置一个记账凭证文件。该记账凭证档案用于存储所有未记账凭证和已记账凭证，其结构包括上述未记账凭证档案和账簿数据档案中的所有字段，即除填写未记账凭证、记账标识、记账人姓名等所有字段外的所有字段。与第一种方法一样，为了恢复到最后一次或最后一次记账之前的状态，添加了一个截止标识字段来记录每次记账的范围。当您需要添加、编辑或查询未记账凭证时，您会过滤掉标记有记账标识的记录。当需要查询或打印账簿时，会过滤掉没有记账标识的记录。每次记账时，在记账范围内的凭证记录中增加记账标识和记账人姓名，并用截止标识标记记账范围内的最后一条记录。该方法中反记账的实现比较简单，只要去掉反记账范围内记录中的记账标识、记账人姓名和终止标识即可。