词的文体风格(试论外贸英语信函的文体风格)

摘要：本文根据作者从事外贸函电教学的经验，探讨了外贸函电的文体特征。外贸函电应该准确、简洁、切中要害。礼貌和理解也是写商务信函的重要原则。同时，使用主动句，少用被动句，相信自然写作，避免使用过时的语言。

[关键词]英语信；文体特征；礼貌和理解；活跃的声音

英语，外贸信函作为对外贸易的重要组成部分，在英语有着自己独特的风格。

在外贸业务中，每笔交易的达成都与买卖双方的共同努力和相互合作密切相关。同时，为了搁置各自的利益，买卖双方展开了激烈的竞争。这种竞争中必然有合作，合作竞争的产业特征必然会赋予英语外贸信函鲜明的产业特征

英语对外贸易最显著的风格之一是礼貌。礼貌的语言会为买卖双方的合作创造良好的氛围。友好的气氛是顺利进行商务沟通的前提。即使交易失败，它也会产生“买卖不仁”的效果，为以后的沟通打下良好的基础。

首先，措辞是礼貌的

言语是表达情感的重要手段。礼貌和礼貌首先在买卖双方之间创造一种友好的气氛。

1.对和对应该对所有友好的表达方式表示感谢，比如询问、提议和订单，不管它们是否被接受。

感谢你方10月27日的来信，我们想和你方讨论扩大贸易的可能性。

感谢您10月27日的来信，并希望与您讨论扩大贸易合作的可能性。

我们很高兴收到你方1月10日的询盘，并随函附上附有插图的目录和价目表，详细说明你方要求的内容。

我们很高兴收到你方1月10日的询盘。根据您的要求，我们将向您发送带插图的目录和详细的价格表。

感谢您3月3日的报价和寄给我们的袜子样品。

我要感谢对3月3日的报价和寄来的袜子样品。

2.提供令人满意的信息时要有礼貌

我们很高兴地通知您，由“方南”号轮装运的货物已向前推进，希望它能完好无损地到达目的地。

我们很高兴地通知您，“南方”号轮已成功装船，希望货物到达目的港时状况良好。

令我们非常高兴的是，我们的制造商准备为你们重新安排他们的生产。

我很高兴制造商为你重新安排了生产。

3.当提供不满意的信息或表达对对的不满时，要更加注意措辞

请接受我们无法接受你方还盘的歉意。

很抱歉我们没有考虑你的还盘。

非常遗憾，你方第105号订单的信用证至今尚未到达我方。

非常遗憾，你方第105号订单尚未到达我方办公室。

很遗憾看到一个订单因为没有价格协议而被取消；然而，我们希望以较低的价格向你方推荐另一种质量，供你方考虑。

不幸的是，我们失去了一个订单，因为我们无法就价格达成一致。但是我们仍然建议你考虑价格更低的另一个等级。

4.向对方面提出要求，还要注意礼貌和礼貌

如能早日回复我们的请求，我们将不胜感激。

如能早日回复我们的请求，我将不胜感激。

我们热切期待你方准时装运。

我真诚地希望你能准时交货。

第二，避免消极的语气

1.尽量避免使用有负面含义的单词

这批货要到八月底才能到达波士顿。

这句话强调了一个不祥的事实，即装载的货物不能提前到达。如果用积极的语气表达，效果会不同，这是令人鼓舞的。

这批货将于八月底到达波士顿。

请看下面的句子：

除非你方要求最少1200件，否则你方订单无法完成。

这句话不仅强调了什么是不能做的，还批评了不容易被接受的对，最好阅读：

如果您要求最少1200件，您的订单可以满足。

另一个例子：在我们收到你的付款之前，我们会扣留你的货物。应该改为：

一收到付款，我们将立即把您的订单转发给您。

2.防止“莫莫”和“不必要的条件”

你的车将在星期二中午被接走。

这句话没有错，但如果采用更积极的说法效果会更好。

你的车将在星期二中午等你。

让我们看看“不必要的条件”这个词的缺点。

a.如果你马上给我们寄一张1200美元的支票，你就能-

b.马上给我们寄一张1200美元的支票，你就能-

一句话暗示对可能不会寄支票。当“如果”用在句首时，它强调条件的限制。虽然句子B表达了同样的意思，但它并没有暗示上述否定的可能性。

3.采取对的立场

作为一个沟通者，最大的挑战是如何让对觉得它的重要性得到了尊重。对会原谅你无意的疏忽或模棱两可的态度，但不能忍受你的蔑视和蔑视。

聪明的传播者采取对，的立场，这使对感到它的重要性受到尊重。在他们的书面交流中，他们仔细检查单词和句子，特别注意对的立场。请看下面的例子：

在华良服装店，春天我们有很多冬装可供选择。

上面的句子本身没有错，但是写作的角度关注的是发送者而不是接收者。如果把上面的句子改写如下，效果会更好：

在华良服装店，你可以在春天挑选非常好的冬装。

这句话强调了有各种各样的冬装供收件人选择，并强调了收件人的利益。同时，使用“你可以选择”更加亲切和直接。

在写有说服力的信时，站在对的立场尤为重要。因为如果你想说服对购买一种商品或采取行动，对必须首先考虑对是否符合自己的利益。请看下面两个例子：

我们建议您立即订购，因为我们的存货很快就要售完了。

为了有充足的鞋子供应，请立即订购，因为我们的存货很快就要卖光了。

第一句只指出“你的需求”，而第二句考虑到读者的需求和兴趣。

在以下两起案件中，考虑到对：的立场，判决得到了显著改善

(1)我们将在2月10日前交付订单。

您将在2月10日前收到订单。

(2)如果你退回空板条箱，我们可以给你发票金额的一半用于包装。

如果你退回空板条箱，你只能支付发票金额的一半。

礼貌地寻求合作只是问题的一个方面，问题的另一个方面是激烈的竞争。俗话说：不讨价还价，就没有生意。在激烈的竞争和讨价还价中，我们也必须讲求策略。讲究策略的手段之一是巧妙地使用委婉语和模糊语。因此，委婉语和模糊表达也是英语对外贸易的重要风格之一。所谓委婉模糊陈述，就是巧妙地将某些词语的有限外延结合起来，使其内涵的可塑性和外延的模糊性有机地结合起来，把它的真情藏在字里行间，体现在“弦外之音”中，用委婉模糊的方式表达它的真实意图。常见方法如下：

1.迂回的表达，转移

我们以低于你方的价格与许多其他客户达成了大量交易。

我们以低于你方的价格与许多其他客户进行了大量交易。

这里并没有直接指出对的价格偏高，而是委婉地用“其他很多”的迂回方式暗示出来。“其他”是什么意思？什么是“多”？从语义上讲，它是不清楚的，但说话人的明确态度就在于这种模糊性。

2.注意谨慎，给它留有余地

我们将设法尽早装运。我们将尽最大努力尽快交货。

“尝试”不是承诺，也没有尽快的时间限制。这只是一种意图，既不谦虚也不傲慢，它给你留有适当处理问题和争取主动的空间。

3.措辞模糊，也不一样

你昨天就代理问题所说的话引起了我们的注意。

我已经注意到你昨天所说的与代理有关的问题。

没有明确的“注意”概念，即进可以攻——同意，退可以守——拒绝。内涵是可塑的，需要对，去琢磨；外延是无限的，容易操作。

4.一般委婉，搪塞

我们最好把这件事放在一边，以后再进一步讨论。

这件事最好留待以后进一步讨论。

用“留到以后”的委婉语，避免了现在，着眼于未来，表面上肯定，实际上否定，既能照顾到对，的感情，又能维护双方的业务关系。

总之，在对，的实际外贸业务活动中，只要根据英语的行业特点充分考虑其外贸信函的风格，就能达到预期的效果。

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